بحران کرونا و دورکاری کارمندان

برای دورکاری کارکنان چه تدابیری لازم است؟

 پنج گام تا دورکاری به روایت مجله کسب و کار هاروارد

آنچه در ادامه می‌خوانید یکی از آخرین مقالات مجله کسب و کار هاروراد است که توسط تیم آرسا بازنشر شده است. این مقاله راهنمایی است گام به گام که به کسب و کارهای دنیا کمک میکند در بحران پیش آمده به جای بی کاری، دورکاری را بیاموزند.

بحران کرونا؛ برای دورکاری کارکنان چه تدابیری لازم است؟

این هفته ویروس کرونا (کووید-19) در کشور آمریکا وارد مرحله‌ی جدی‌تری شده است. این مرحله همراه با هشدارهایی است که بر شیوه کار کردن افراد، زمان و مکان آن تاثیر می‌گذارد.
دکتر ننسی مسیونر، مدیر مرکز ملی ایمن‌سازی و بیماری‌های تنفسی CDC در کنفرانس اخیر خود گفت: «اختلال در زندگی روزمره بسیار سخت است»، «مدارس ممکن است تعطیل شوند، اجتماعات عمومی تعلیق و کسب و کار‌ها مجبور شوند تا کارمندانشان را به دورکاری مشغول کنند.»

شیوع جهانی ویروس، این حقیقت را آشکار خواهد کرد که کدام کارفرما می‌تواند به این تغییرات غیرمنتظره پاسخی سریع بدهد. سفرهای کاری ممکن است کاهش یابد یا متوقف شود. شاید نیاز باشد کارمندان بیشتری در خارج از ساعت‌های محلی خود کار کنند و از طریق ویدئو چت مشکل این ناهماهنگی زمانی را حل کنند و اگر بحران وارد مرحله جدیدی شد، درخواست شود تا فعالیت‌ها به‌صورت دورکاری انجام شود.
آیا شرکت‌ها برای این بحران‌ها آمادگی لازم را دارند؟ احتمالاً خیر؛ اما در مورد آن دسته که مشکلی با بازنگری در شیوه انجام کارها ندارند، چالشی دیگر در میان است. آیا برای پاسخ به این سوال اجتناب ناپذیر پس از بحران آماده‌اند که: «چرا همیشه همین کار را نکنیم؟»

چطور سازمانتان را برای پاسخی منعطف به این اختلالات بالقوه و همین‌طور برای تجدیدنظر در مورد فرصت دورکاری آماده می‌کنید. در زیر پنج مرحله برای شروع این کار بیان شده است:

در نظر داشته باشید که در صورت نیاز، بخشی از کارمندان یا همه آنها باید دورکاری کنند
با دعا کردن و امیدوار بودن مشکلی حل نمی‌شود حتی با نادیده گرفتن آن ‌هم اتفاقی نمی‌افتد؛ این‌ها استراتژی نیستند. همین‌طور در زمان قرنطینه، دادن لپ تاب به کارمندان و گفتن اینکه «برو جای دیگر کار کن» هم استراتژی مناسبی نیست. تنها راه کارا و عملیاتی، چیدن برنامه‌ای است تا کارمندان دورکاری کنند. تیمی از دپارتمان‌های مختلف را دورهم جمع کنید که شامل مدیران، بخش منابع انسانی، ارتباطات و آی‌تی باشد تا شروع کار را برای سناریو‌های مختلف مهیا کرده و نحوه اجرای آن را بهینه کنند و به موقعیت‌های مختلف پاسخ سریع دهند.

شغل‌ها و وظایفی که می‌تواند تحت تأثیر قرار گیرند را مشخص کنید:
1- نقش‌ها و وظایفی که نیاز به حضور فیزیکی ندارند یا می‌توانند بخشی از کار را به صورت دورکاری انجام دهند

2- نقش‌ها و وظایفی که تماما به حضور فیزیکی وابسته‌اند

3- نقش‌ها و وظایفی که در مورد امکان دورکاری آنها مطمئن نیستید

هرگونه پیش‌داوری اشتباه در مورد شغل‌های خاص که فکر می‌کردید نمی‌شود از راه دور انجام شود را به چالش بکشید؛ و مشاغلی که در ردیف «مطمئن نیستید» قرار دارند را به مرحله آزمایش بگذارید. برای مثال، سال‌ها است این را شنیده‌ام که منشی‌ها و دستیاران نمیتوانند در فرمتی منعطف کار کنند؛ و من سال‌ها است که در همین فرمت با تیم‌های مختلفی از دستیاران کار میکنم که ثابت کنم اشتباه میکنند. بله وظایف مشخصی که آنها انجام می‌دهند نیاز به حضور فیزیکی دارد اما برای آن می‌توان برنامه‌ریزی کرد. بسیاری از وظایف دستیاران اداری را می‌توان خارج از مدل سنتی انجام داد و به کسب و کار سود رساند.

سخت‌افزار و نرم‌افزارهای IT شرکت را بررسی کنید و هرگونه نقص در دسترسی و پذیرش را برطرف کنید
نرم‌افزارها و برنامه‌های خاص مثل ویدئوکنفرانس و دیگر پلتفرم‌های ارتباطی را مورد ارزیابی قرار دهید. قبل از این‌که افراد نیاز به استفاده از این پلتفرم‌ها را داشته باشند، هرجا ابهامی وجود داشت آموزش و فرصت‌هایی برای تمرین و حل مشکلات فراهم آورید. دستگاه‌هایی که متعلق به شرکت هستند و افراد می‌توانند از آن استفاده کنند و همین‌طور وسایل شخصی مانند لپ تاب شخصی و موبایل که در سازمان قابل استفاده هستند را مشخص کنید. همچنین باید معلوم شود که آیا در سازمانتان مشکل امنیت اطلاعات دارید و اگر این‌طور است برای رفع آن راه‌حلی ارائه دهید.

پیشاپیش پروتکل ارتباطی را وضع کنید
این پروتکل باید تکلیف این موارد را مشخص کند: چگونه به همه دسترسی داشته باشیم (به‌عنوان‌مثال تمام اطلاعات تماس، مسیر ارتباطی مانند ایمیل، تماس مستقیم یا دیگر برنامه‌ها) و چطور قرار است که کارمندان به مشتریان پاسخ دهند، چه زمان و چطور اعضای تیم با یکدیگر ارتباط بگیرند و ملاقات کنند.

مشخص کردن روش‌هایی برای اندازه‌گیری عملکرد به نحوی که بتواند تغییرات گسترده‌تری را گزارش کند
دوره آزمایشی که به پایان رسید؛ اطلاعات به دست آمده به شما کمک می‌کند ببینید کدام شیوه به کارتان آمده و کدامیک برای شما مثمر ثمر نبوده و همچنین چرایی آن را نیز مشخص می‌کند.
وقتی‌که بحران را پشت سر گذاشتید این اطلاعات از قبل به شما برای پاسخ‌گویی به سؤالات اجتناب‌ناپذیر کمک خواهد کرد. سوالاتی مثل «چرا همیشه همین کار را نکنیم؟» بسته به نتیجه‌ای که می‌گیرید، ممکن است بخواهید در برخی قسمت‌های کار خود، این تجربه را برای همیشه ادامه دهید. برای مثال ممکن است سفرهای کاری را به‌اندازه‌ی 25درصد کاهش دهید و به‌جای آن ویدئوکنفرانس گذاشته و متوجه شوید به همان اندازه سودمند هستند.

بحران‌های جهانی سلامت مانند Covid-19، برای همه ترسناک، مخرب و گیج‌کننده است. اگر این همه برنامه‌ریزی کردید و هیچ اتفاقی نیفتاد چه؟ ضرر نمی‌کنید! حداقل حالا برای حوادث بعدی، پاسخی مناسب دارید.

منبع و تاریخ انتشار: مجله کسب و کار هاروارد؛ 9 اسفندماه 1398